Kickoff van je webproject

Wat is een kickoff?

Dat is nodig omdat de meeste offertes voor maatwerk gebaseerd zijn op één gesprek van een uur. Daar zit lucht in. Die lucht komt later terug als een rekening voor extra werk, of als een discussie over wat er nu precies was afgesproken. Een kickoff haalt die lucht eruit voordat iemand aan het bouwen slaat.

Het blijft bewust kort. Twee tot drie weken, een paar sessies met jouw mensen, en dan een document waar een prijs onder kan die we ook waarmaken.

Wat een kickoff je oplevert

Twee weken vooraf besparen doorgaans meer dan ze kosten. Dat zit in deze vier dingen.

Een prijs waar je op kunt rekenen: Na dit traject geven we een prijs met ongeveer twintig procent marge naar boven en beneden, plus alle aannames waar hij op rust. Bij een project van deze omvang is dat het verschil tussen plannen en gokken.

Geen ruzie over extra werk: Wat erin zit en wat erbuiten valt, staat op papier voordat er gebouwd wordt. Komt er onderweg iets bij, dan zie je meteen wat dat kost. In plaats van dat je het drie maanden later op een factuur tegenkomt.

Je ziet het voor je: Van de belangrijkste schermen maken we een schets die je aan collega's kunt laten zien. Mensen reageren heel anders op een plaatje dan op een lijstje met functies, en die reacties wil je vroeg hebben.

De risico's liggen op tafel: Meestal zit er in een project één ding dat het kan laten ontsporen. Een oud systeem dat niet met andere systemen wil praten, gegevens die vervuild blijken, of een leverancier die niet meewerkt. Dat vinden we liever in week twee dan in maand vijf.

Voor wie is dit

Een kickoff is bedoeld voor het moment dat je serieus wil beginnen, maar de plannen nog alle kanten op schuiven:

• Je hebt een idee dat groter is dan een website en je weet niet waar het ophoudt
• Je hebt offertes ontvangen die tienduizenden euro's uit elkaar liggen
• Je moet intern een investering verantwoorden en hebt meer nodig dan een onderbuikgevoel
• Je wil koppelen met een systeem waarvan niemand precies weet wat het aankan
• Je vorige project liep uit, en deze keer wil je weten waar je ja tegen zegt

Wat je krijgt

• Een lijst van alles wat het moet kunnen, met per punt: moet, mag of later
• Een schets van de twee of drie belangrijkste schermen, concreet genoeg om aan collega's te laten zien
• Een verkenning van de systemen waarmee gekoppeld moet worden, inclusief wat er niet uit te halen valt
• Een lijst met wat er mis kan gaan, en per punt wat het kost als het gebeurt
• Een planning in weken, met de momenten waarop we iets van jou nodig hebben
• Een prijs met ongeveer twintig procent marge, en de aannames waar die op rust

Hoe we het bouwen

Uitvragen. In twee sessies van een halve dag halen we op wat het moet worden en voor wie. We vragen door tot er getallen op tafel liggen. Hoeveel mensen gaan het gebruiken, hoeveel orders per dag, hoeveel jaar aan gegevens moet er mee.

Verkennen. Daarna kijken we onder de motorkap van de systemen waar we mee moeten praten. Een middag in de handleiding van een pakket voorkomt dat we in maand drie ontdekken dat de koppeling die iedereen aannam, helemaal niet bestaat.

Vastleggen. Tot slot schrijven we het op. Wat we bouwen, de schets, de planning, de prijs en wat er bewust buiten valt. Dat document is de basis van de offerte, en tijdens de bouw de scheidsrechter.

Wat kost een kickoff?

Wat een kickoff kost hangt af van hoeveel systemen we moeten verkennen. Voor een overzichtelijke website zit je aan de onderkant. Voor een applicatie die aan drie systemen moet hangen, aan de bovenkant.

Dat staat tegenover een bouwtraject dat een veelvoud kost. Een maatwerkwebsite of een webapplicatie loopt in de tienduizenden. Daar hoeft niet veel misgeschat te zijn voordat dit voorwerk zichzelf heeft terugverdiend.

Aan het traject zelf loopt maandelijks niets door. Aan wat je daarna bouwt wel: server en onderhoud.

Waarom Mediavisie Web

De kickoff wordt bij ons gedaan door de mensen die het project daarna ook bouwen. Er zit geen accountmanager tussen die iets belooft wat een team later moet waarmaken.

We hebben heel wat koppelingen achter de rug, en dat is precies het deel waar de meeste schattingen op stuklopen. Bij pakketten die we kennen, weten we vooraf waar het gaat schuren. Bij pakketten die we niet kennen zeggen we dat we het niet weten, en plannen we een dag om het uit te zoeken. Dat is eerlijker dan een mooi getal.

Wat je krijgt is van jou. De lijst, de schetsen en de verkenning mag je meenemen naar een ander bureau, net als de code van alles wat we bouwen. Dat gebeurt weleens, en het is dan nog steeds goed besteed geld geweest.