Fase 2: afbakenen

Wat er gebeurt

We leggen alle wensen op één lijst en verdelen ze over drie stapels: dit hoort bij de eerste versie, dit kan later, en dit doen we niet. Die derde stapel voelt vervelend en is bevrijdend. Elke wens die erop staat, hoef je niet te betalen en niet te bewaken.

Per onderdeel schatten we tijd en prijs, als bandbreedte en niet als belofte. En we zetten er een volgorde in. Die volgorde gaat niet op leukheid maar op risico: wat we het minst zeker weten, bouwen we het eerst. Zo kom je niet in de laatste week voor een verrassing te staan.

Hier hoort ook de vraag bij wat we niet zelf hoeven te maken. Voor sommige dingen ligt er al een fundament dat prima werkt, en dat scheelt weken. Voor andere dingen niet. Het verschil, en wat het je kost en oplevert, staat bij standaard website en maatwerk website.

Wat jij zelf moet doen

Kiezen. Dat is het hele werk van deze week, en het is lastiger dan bouwen.

• Eén sessie van twee tot drie uur waarin we de lijst regel voor regel doorlopen. Jij zegt per regel: nu, later, of niet.
• Zorg dat iedereen die later "ja maar ik dacht" kan zeggen, aan die tafel zit. Een collega die pas in week zes meekijkt kost meer dan een collega die nu een middag vrijmaakt.
• Wees eerlijk over je budget. Niet omdat we tot de laatste euro willen gaan, maar omdat je zonder plafond geen volgorde kunt maken. Alles is even belangrijk tot er een grens is.
• Spreek af wie bij jullie de teksten, foto's en productgegevens aanlevert, en wanneer. Daar vallen projecten vaker op stil dan op techniek.

Wat je aan het eind in handen hebt

Een plan van een paar pagina's met vier dingen erin: wat we bouwen, in welke volgorde, wat het kost als bandbreedte, en wat er nadrukkelijk niet in zit. Dat laatste lijstje is het waardevolst, want daar gaat later de discussie over. Er hangt een planning aan met de momenten waarop jij iets moet aanleveren of goedkeuren. Dit is het stuk waarop je ja of nee zegt, en waarmee we in de kickoff beginnen.

Wat er misgaat als je deze fase overslaat

Dan begin je te bouwen op een wensenlijst, en dat gaat op drie manieren mis.

• Het project raakt nooit af. Elk gesprek komt er iets bij, telkens maar een klein dingetje, en er is geen moment waarop iemand kan zeggen: dit was het. Zes weken worden vijf maanden.
• Je krijgt ruzie over meerwerk. Zonder lijst van wat er niet in zat is elk verzoek een discussie. Mét die lijst is het een rekensom van tien minuten.
• Het saaie werk komt nooit. Zonder afgesproken volgorde bouwt iedereen het liefst eerst de mooie schermen. De koppeling met je voorraad, waar het je eigenlijk om ging, schuift steeds op.

En daarna

Met het plan in de hand gaat het naar Fase 3: ontwerpen en bouwen. Kwam je hier binnen zonder de eerste stap, lees dan eerst Fase 1: uitzoeken. Het overzicht van alle fases staat bij Zo werken we, en twijfel je of je hier al aan toe bent, kijk dan bij Strategie en advies.