Fase 1: uitzoeken

Wat er in die twee weken gebeurt

We praten met de mensen die er straks mee moeten werken. Niet alleen met de directeur, ook met degene die elke maandag de bestellingen invoert. Die weet precies waar het knelt. Ondertussen lopen drie vragen mee.

• Welke systemen moeten mee? Er staat bijna altijd al iets: een boekhoudpakket, een voorraadsysteem, een adressenbestand. Nieuwe software die daar niets van weet, levert vooral dubbel werk op. Wat er te verbinden valt staat bij Koppelingen.
• Wie beheert het straks? Iemand bij jou, wij, of samen. Dat lijkt een vraag voor later, maar het bepaalt nu al hoe we bouwen.
• Waar liep het vorige traject op vast? Bijna iedereen heeft een vorige poging. Wat daar misging is geen verwijt, het is informatie.

Daarnaast kijken we onder de motorkap van wat je nu hebt. Soms is het systeem prima en klopt alleen de inrichting niet. Daar is de kwaliteitsscan voor. Neem je iets over van een andere bouwer en weet niemand meer wat erin zit, dan doen we een code review. We lezen wat er gebouwd is en schrijven op wat we tegenkomen. Wil je zelf alvast iets meten, dat kan met de webscan, zonder account en zonder verkoopgesprek achteraf.

Wat jij zelf moet doen

Minder dan je denkt, maar niet niets. Reken op vier tot zes uur van jouw tijd, verspreid over twee weken.

• Twee tot drie gesprekken van een uur, met de mensen die het werk echt doen.
• Eén persoon aanwijzen die knopen mag doorhakken. Zonder die persoon blijft alles hangen op "daar moet ik nog even naar kijken".
• Toegang regelen tot wat er nu draait. Vaak weet niemand meer wie het hostingaccount beheert of op wiens naam de domeinnaam staat. Dat uitzoeken kost een middag, en nu is dat goedkoper dan straks.
• Eerlijk zijn over wat er echt gebeurt. Als de helft van je team het systeem omzeilt met een eigen Excel, moeten wij dat weten.

Wat je aan het eind in handen hebt

Een verslag van een paar pagina's, in gewone taal. Daarin staat wat er moet komen, wat er al is, welke systemen mee moeten, wie waarvoor verantwoordelijk wordt en waar de risico's zitten. Er staat een eerste bandbreedte bij voor tijd en geld: nog geen offerte, wel een orde van grootte. Dat verslag is van jou. Ga je hierna niet met ons verder, dan neem je het gewoon mee.

Wat er misgaat als je deze fase overslaat

Dan bouw je heel netjes het verkeerde. Dat is het duurste wat er is, want de eerste maanden ziet het er prima uit. Drie dingen die we in de praktijk zien gebeuren.

• In week acht blijkt dat het boekhoudpakket zijn gegevens niet naar buiten geeft. De helft van wat je besteld hebt kan niet, en het ontwerp moet om.
• Na de livegang blijkt niemand eigenaar. Er is geen beheerder aangewezen, dus meldingen blijven liggen tot iemand boos wordt.
• Je herhaalt de vorige mislukking. De vorige bouwer viel niet om door pech, maar omdat er nooit iemand ja of nee zei. Verandert dat niet, dan gebeurt het weer.

En daarna

Wil je verder, dan gaat de wensenlijst naar Fase 2: afbakenen: van lijst naar plan, met een prijs en een volgorde. Het overzicht van de vier fases staat bij Zo werken we. Wil je eerst gewoon eens praten voordat je hieraan begint, dat kan altijd.