AVG en verwerkersovereenkomst

Wat is een verwerkersovereenkomst?

In de praktijk is dat papiertje het makkelijke deel. Het lastige deel is weten wat je site eigenlijk allemaal opslaat. Een contactformulier, een offerteaanvraag, een klantaccount, een nieuwsbrief, je bezoekersstatistieken, dat chatvenster rechtsonder: elk daarvan legt iets vast. Meestal op een plek waar niemand ooit nog kijkt.

Wij regelen allebei die kanten. Je krijgt een verwerkersovereenkomst die klopt met wat we echt doen. En daarnaast een overzicht van welke gegevens waar terechtkomen en hoe lang ze blijven staan.

Wat een verwerkersovereenkomst je oplevert

Privacy voelt als papierwerk, tot het moment dat iemand ernaar vraagt. Dit heb je eraan, ook voordat dat gebeurt.

Klaar als een klant erom vraagt: Grote opdrachtgevers en aanbestedingen willen een verwerkersovereenkomst zien voordat ze tekenen. Die ligt dan klaar, met de lijst van partijen die wij inschakelen erbij.

Minder gegevens om kwijt te raken: Als we gaan kijken blijkt bijna altijd dat je dingen bewaart die niemand gebruikt. Formulieren uit 2019, een export op een oude schijf, testaccounts. Wat weg is, kan ook niet op straat komen te liggen.

Antwoord als iemand vraagt wat je van hem hebt: Dat mag iedereen vragen, en dan moet je binnen een maand antwoorden. Met een overzicht weet je waar je moet kijken. Zonder overzicht ben je een halve dag kwijt in mailboxen en systemen.

Rust als het toch misgaat: Lekken er gegevens weg, dan moet je dat binnen 72 uur melden bij de toezichthouder. Met de voorbereiding op orde is dat invullen: je weet welke gegevens het betreft en wie ze heeft kunnen zien.

Voor wie is dit

Een verwerkersovereenkomst is nodig zodra iemand anders bij de gegevens van jouw klanten kan. Dat is vaker zo dan mensen denken:

• Er staat een formulier op je site en de inzendingen zitten al drie jaar in je systeem
• Een opdrachtgever vraagt om een verwerkersovereenkomst en je hebt er geen
• Je gebruikt een nieuwsbriefdienst, een chatvenster of statistieken en weet niet waar die gegevens landen
• Je hebt een portaal of webshop met klantaccounts en er is nooit afgesproken hoe lang je iets bewaart
• Je bent van bureau gewisseld en niemand weet wie waar nog toegang toe heeft

Wat je krijgt

• Een verwerkersovereenkomst in gewoon Nederlands, met de partijen die wij inschakelen erin benoemd
• Per formulier en per systeem een overzicht: wat komt binnen, waar gaat het heen, wie kan erbij
• Advies over hoe lang je wat bewaart, en waar het kan een opruiming die vanzelf loopt
• Je site en je gegevens op servers in Europa, versleuteld onderweg en op de schijf
• Een cookiemelding die pas iets aanzet als je bezoeker ja zegt, in plaats van een balk die alleen maar meldt
• Een vast plan voor als er iets weglekt: wie je belt, wat we opschrijven en binnen welke tijd

Hoe we het bouwen

Kijken wat er binnenkomt. We lopen je site langs op alles wat gegevens verzamelt: formulieren, accounts, statistieken, stukjes software van anderen die meeladen, en de mails die eruit gaan. Meestal komen er twee of drie dingen boven waarvan niemand nog wist dat ze aanstonden.

Opruimen. Daarna gaat weg wat weg kan, en krijgt de rest een houdbaarheidsdatum. Saai werk waar geen jurist aan te pas komt. Het maakt precies datgene kleiner dat bij een incident mis kan gaan.

Vastleggen. Tot slot zetten we het op papier: de verwerkersovereenkomst, een privacyverklaring die klopt met wat er echt gebeurt, en de afspraak over wat we doen als het toch misgaat.

Wat kost een verwerkersovereenkomst?

De verwerkersovereenkomst zelf zit in het hosting- en onderhoudscontract en kost je niets extra. Je krijgt hem zodra we je site gaan hosten. Verandert er iets aan de partijen die wij inschakelen, dan hoor je dat van ons.

Uitzoeken wat je site aan gegevens verzamelt, met een verslag en advies over bewaartermijnen, is een afgebakende klus. Het aanpassen zelf is er een aparte: opruimen, een cookiemelding die doet wat hij hoort te doen, en formulieren die alleen nog vragen wat je nodig hebt.

Daarna loopt het mee in je onderhoud. Daar zit in dat we bij elke wijziging opnieuw kijken of er iets verandert aan wat je verzamelt.

Waarom Mediavisie Web

We hosten en beheren zelf, op servers in Europa, zonder een rij onderaannemers waar je gegevens ongemerkt doorheen lopen. De lijst met partijen die we inschakelen past op een half A4, en die krijg je gewoon te zien.

We zijn geen juristen en doen ook niet alsof. Wat we wel kunnen is uitzoeken wat je site technisch met gegevens doet. Daar loopt het meestal mis: de tekst op de site klopt, de werkelijkheid erachter niet.

Voordat er iets live gaat draaien er automatische controles overheen. Een formulier dat gegevens naar de verkeerde plek stuurt, of een cookiemelding die je met alleen een toetsenbord niet weg krijgt: dat zien wij eerst.