Workflow-automatisering laten bouwen

Wat is workflow-automatisering?

Waar je vroeger een mens nodig had om even te lezen, kan AI helpen. Waar gaat deze mail over, welk product bedoelt deze klant, welke bedragen staan in deze pdf. Dat haalt de AI eruit en zet het klaar. De beslissing zelf laten we bij een mens, zeker als er geld aan hangt.

Het resultaat: een aanvraag die nu drie dagen door vier handen gaat, is in een paar minuten rond. En je ziet op elk moment waar hij is, zonder iemand te bellen.

De voordelen van workflow-automatisering

Workflow-automatisering levert het meest op bij werk dat elke dag terugkomt en waar niemand vrolijk van wordt. Vier voordelen, terug te zien in tijd en in fouten.

Van drie dagen naar een half uur: De meeste tijd in een proces is wachttijd. Het ligt in een postvak tot iemand er tijd voor heeft. Een automatische stap wacht nergens op. Zo gaat een doorlooptijd van drie dagen terug naar minder dan een uur.

Niemand hoeft nog iets over te typen: Gegevens die al ergens staan, worden opgehaald in plaats van opnieuw ingetikt. Dat scheelt niet alleen tijd. Elke keer dat iemand een getal overtypt, is er kans dat er een cijfer verspringt.

Een mens op de plek waar het telt: Niet alles hoort vanzelf te gaan. Bij een korting boven een bedrag, een afwijkende levering of een klacht komt er een scherm waarin iemand akkoord geeft. Jij bepaalt waar die grens ligt.

Je ziet waar het vastloopt: Elke stap wordt geklokt. Na een maand weet je welke stap de vertraging veroorzaakt. En of dat aan een systeem ligt of aan te veel werk bij één collega. Zonder die cijfers is procesverbetering een mening.

Voor wie is dit

Interessant zodra een proces vaak voorkomt, vaste stappen heeft en langs meerdere mensen of systemen loopt. Herkenbaar?

• Een aanvraag gaat langs vier mensen voordat er iets gebeurt, en drie kijken alleen even mee
• Iemand typt gegevens uit mails, formulieren of pdf-bestanden over in je boekhouding
• Klanten bellen naar de stand van zaken omdat niemand ze uit zichzelf bijpraat
• Je hebt een proces dat prima loopt, zolang die ene collega er is
• Een deel van je bedrijf draait op een Excel-bestand dat niemand meer durft aan te raken

Wat je krijgt

• Een tekening van hoe het proces nu écht loopt, inclusief de stappen die nooit zijn opgeschreven
• Automatische stappen voor het routinewerk, met een akkoordscherm waar jij dat wil
• Verbindingen met de systemen die meedoen: je boekhouding, je klantenbestand, je mail
• Per aanvraag een logboek: wie deed wat, wanneer, en wat er vanzelf is gegaan
• Een seintje als een stap blijft hangen, bij de persoon die er iets aan kan doen
• Een scherm met hoe lang elke stap duurt en hoeveel aanvragen er staan te wachten

Hoe we het bouwen

Meekijken en tekenen. We gaan een dagdeel naast de mensen zitten die het werk nu doen, en tekenen het proces uit. Bijna altijd loopt het anders dan de handleiding zegt, en zitten de uitzonderingen in twee hoofden. Die tekening is de helft van het werk.

Het gewone pad eerst. Daarna pakken we de route die de meeste aanvragen afleggen, niet elke uitzondering. Het gros vanzelf laten lopen en de rest bij een mens neerleggen, is sneller klaar dan alles willen vangen.

Daarna uitbreiden. Draait dat, en laat het logboek zien waar het knelt, dan breiden we uit. Meestal met de uitzonderingen waarvan iedereen dacht dat ze zelden voorkwamen.

Wat kost workflow-automatisering?

Workflow-automatisering van één proces, met twee verbindingen naar andere systemen en één akkoordstap, is het basisgeval. Loopt het over meerdere afdelingen, met per rol andere rechten en een eigen beheerscherm, dan is het een project van een andere orde.

De prijs hangt af van hoeveel systemen meedoen en hoe makkelijk die hun gegevens afgeven. Een pakket dat netjes een deur openzet, scheelt weken ten opzichte van een systeem waar je omheen moet werken. Het aantal uitzonderingen is de tweede factor, en dat onderschat vrijwel iedereen.

Daarna loopt er onderhoud en draaiend houden door, afhankelijk van het aantal aanvragen en verbindingen. Leest er ook AI mee, dan komt daar iets bij.

Waarom Mediavisie Web

Wij bouwen workflow-automatisering in code die van jou is, en niet in een abonnement dat per stap of per aanvraag afrekent. Groeit het aantal aanvragen, dan groeit je rekening niet mee.

Sinds 2008 verbinden we websites met pakketten als AFAS en Exact. We kennen de systemen waar jouw proces doorheen moet, en hun eigenaardigheden. Waar het misgaat is zelden je eigen proces. Het is bijna altijd dat ene systeem dat de datum net anders schrijft. Hoe een traject bij ons loopt, lees je bij zo werken we.

Elke wijziging gaat langs automatische controles voordat hij live komt. Dat is het verschil tussen een fout die je diezelfde ochtend ziet, en een fout die je een week later uit je administratie moet peuteren.