Business software

Business software is de verzamelnaam voor de systemen waarin je organisatie draait. Niet de site die vertelt wat je doet, maar het scherm waar je collega’s de hele dag in zitten. Aanvragen, orders, planning, dossiers, uren.

Bijna niemand begint hier bij nul. Er is al een boekhoudpakket, een planning in Excel en een gedeelde map met documenten die niemand terugvindt. Wij bouwen het stuk dat ontbreekt en verbinden dat met wat er staat. Je vervangt dus zelden alles tegelijk.

Meestal is er één signaal. Iemand doet elke maandagochtend hetzelfde kunstje: cijfers uit het ene systeem overtypen in het andere, een lijst bijwerken, een bevestiging sturen die uit een vast sjabloon komt. Dat is werk dat een computer beter doet dan een mens, want een computer verveelt zich niet en maakt daardoor geen typefout.

Het tweede signaal is een pakket dat het wel kan, maar alleen op zijn eigen manier. Naast dat pakket groeit dan een Excel, en na twee jaar is die Excel het echte systeem geworden. Dat is het moment om te kijken wat je zelf laat bouwen.

• Je mist een scherm. Mensen moeten iets kunnen invoeren, opzoeken of goedkeuren, en dat kan nu nergens. Dan bouw je een webapplicatie: een programma dat in de browser draait, zodat er op geen enkele laptop iets geïnstalleerd hoeft te worden.
• Het scherm is er, maar het handwerk blijft. Je wil dat stappen vanzelf op gang komen: een aanvraag die bij de juiste persoon landt, een herinnering die zichzelf verstuurt, een bevestiging die niemand meer hoeft te typen. Dat is bedrijfsprocessen automatiseren.
• Je administratiepakket moet meepraten. Klanten, artikelen en facturen staan in AFAS, Exact of iets vergelijkbaars, en die gegevens moeten ook ergens anders kloppen. Dat is een ERP-koppeling: één pakket, heen en terug.
• Je hebt gegevens uit meerdere hoeken tegelijk nodig. Drie of vier systemen die elk een stukje van het antwoord hebben. Dan gaat het over data-integratie: alles bij elkaar brengen tot één overzicht waar je op durft te sturen.
• Het gaat over documenten. Offertes, contracten, keuringsrapporten, en steeds die ene vraag welke versie nu de laatste is. Dat is documentbeheer.

Twijfel je tussen die laatste twee? Vuistregel: één pakket erbij is een koppeling, drie of meer bronnen samenvoegen is integratie. Het eerste is een verbinding leggen. Het tweede is vooral kiezen welke bron gelijk heeft als twee systemen iets anders beweren, en die keuze is meer werk dan de techniek eromheen.

Een eerste versie die één proces goed doet is meestal in zes tot twaalf weken live. De prijs wordt zelden bepaald door het aantal schermen, maar door het aantal uitzonderingen. Elke zin die begint met “ja, behalve als” is extra werk.

Weet je nog niet welke kant het op moet? Begin dan met een gesprek van een uur. Dat kost je niets, en daarna is die bandbreedte een stuk smaller.