Bedrijfsprocessen automatiseren

Wat is het automatiseren van bedrijfsprocessen?

De winst zit bijna nooit in één grote knop. Hij zit in vijf tot tien kleine stapjes die elke dag terugkomen. Een formulier van je site dat meteen in je systeem staat. Een factuur die zichzelf maakt. Een seintje als een levering te laat is. Bij elkaar scheelt dat uren per week.

Je hoeft niets weg te gooien. Je boekhouding blijft, je website blijft, je voorraadsysteem blijft. Wij zetten er iets tussen dat het werk overneemt: het haalt gegevens op bij het ene systeem en zet ze klaar in het andere. Zo kun je bedrijfsprocessen automatiseren zonder dat iemand opnieuw hoeft te leren werken.

Wat bedrijfsprocessen automatiseren je oplevert

Bedrijfsprocessen automatiseren levert twee dingen op: tijd die je terugkrijgt, en fouten die je niet meer maakt. Dit merk je het eerst.

Uren terug, elke week: Iemand die nu vier uur per week zit over te typen, houdt die vier uur over. Reken je met veertig tot zestig euro per uur, dan gaat het bij één medewerker om acht- tot twaalfduizend euro per jaar.

Minder fouten: Overtypen gaat af en toe mis, en die ene keer kost je een verkeerde levering of een creditfactuur. Een stap die vanzelf loopt, vertypt zich niet. Gaat er toch iets mis, dan staat het in het logboek.

De klant hoort sneller iets: Een aanvraag die nu een dag in een mailbox blijft liggen, is binnen een minuut verwerkt. En jij ziet op één scherm waar iets stilstaat.

Ook op vrijdagmiddag: Werk dat vanzelf loopt, gaat gewoon door als het druk is. Ook als degene die het normaal doet net op vakantie is.

Voor wie is dit

Bedrijfsprocessen automatiseren verdient zich terug zodra dezelfde handeling elke dag terugkomt en niemand er iets aan toevoegt. Herkenbaar?

• Je mensen typen gegevens over van het ene scherm naar het andere
• Je hebt een proces dat alleen in Excel en in mailboxen leeft
• Je hoort pas dat een order vastloopt als de klant erover belt
• Je zet elke maand hetzelfde overzicht met de hand in elkaar
• Je kunt niet groeien zonder iemand aan te nemen die vooral overtypt

Wat je krijgt

• Een tekening van hoe het werk nu loopt, met de stappen die eruit kunnen
• Verbindingen met de systemen waar de gegevens al in staan, één kant op of heen en terug
• Een logboek waarin je terugleest wat er wanneer is gebeurd
• Een mailtje naar een mens zodra een stap niet lukt, met genoeg informatie om het op te pakken
• Knoppen om zelf tarieven en regels aan te passen, zodat je ons niet hoeft te bellen
• Een handmatige achterdeur, zodat het werk doorgaat als een ander systeem er even uit ligt

Hoe we het bouwen

Meten. We beginnen met tellen. Welke van je bedrijfsprocessen kosten de meeste tijd, hoe vaak komen ze voor, en wat gebeurt er als het misgaat? Zonder die getallen pak je aan wat het hardst piept. Dat is zelden wat het meeste kost.

Koppelen. Daarna halen we de gegevens op uit de systemen waar ze al in staan. Daar zit meestal het echte werk. De informatie is er wel, maar niet in een vorm waar een computer een beslissing op kan nemen.

Uitbreiden. We leveren eerst één proces op dat helemaal af is, en kijken wat het oplevert. Pas daarna het volgende. Zo zie je binnen een maand of twee resultaat, in plaats van na een jaar bouwen.

Wat kost het automatiseren van bedrijfsprocessen?

Eén van je bedrijfsprocessen automatiseren is een afgebakende klus. Hangen er twee systemen aan, dan loopt het op. Wil je een compleet programma waarin het hele proces draait, met eigen schermen, rollen en overzichten, dan is het een project van een andere orde.

De prijs zit niet in het proces maar in de systemen eromheen. Heeft een pakket een API, een vaste manier waarop twee systemen gegevens uitwisselen, dan scheelt dat weken. Kunnen we er alleen 's nachts een bestand uit trekken, dan wordt het meer werk.

Daarnaast lopen er kosten door voor de server, de bewaking en het onderhoud. Na één gesprek van een uur weet je waar je aan toe bent, en dat gesprek kost je niets.

Waarom Mediavisie Web

We bouwen het zelf, en het draait op jouw eigen omgeving. Dus niet op een abonnement dat afrekent per stap die de computer zet. Bij duizend orders per dag scheelt dat aan het eind van het jaar al gauw een paar duizend euro. De code is van jou, ook als je later met een ander bureau verdergaat.

Bij elke oplevering draaien er automatische tests die nalopen of alles nog werkt. Bij werk dat vanzelf loopt is dat geen luxe. Een fout in een handmatige stap ziet iemand meteen. Een fout in een automatische stap merk je pas na honderd verkeerde facturen.

En we doen dit sinds 2008, met koppelingen naar pakketten als AFAS en Exact en naar de voorraad- en planningssystemen die daaromheen hangen. Daardoor weten we vooraf waar het bij jouw pakket gaat schuren.