Data-integratie laten bouwen

Wat is data-integratie?

Zonder data-integratie ben je vooral bezig met vergelijken. Welk klantbestand klopt? Waarom staat de omzet in twee overzichten anders? Welke lijst hebben we vorige maand ook alweer gebruikt? Daar gaat per maand zo een dag of twee in zitten, en aan het eind weet je het nog steeds niet zeker.

Het gaat er niet om alles aan alles te knopen. Het gaat om de vijf of zes stromen gegevens die je echt gebruikt. Per stroom maken we drie afspraken: waar komt het vandaan, hoe vaak wordt het ververst, en welk systeem wint als twee bronnen iets anders beweren.

Wat data-integratie je oplevert

Aan data-integratie heb je het snelst iets als een simpele vraag nu nog een halve middag kost. Daar valt dit het eerst op.

Eén antwoord op één vraag: Hoeveel klanten hebben we? Wat is de omzet per productgroep? Waar kwamen de aanvragen van vorige maand vandaan? Dat is straks één getal, in plaats van drie bestanden die iemand zelf naast elkaar legt.

Overzichten die zichzelf maken: Het maandoverzicht dat nu twee dagen kost, staat er 's ochtends gewoon. Die tijd gaat naar het lezen van de cijfers in plaats van naar het bij elkaar sprokkelen ervan.

Klantgegevens die kloppen: Dubbele klanten, drie schrijfwijzen van dezelfde straat, adressen van jaren geleden. Dat komt boven zodra je twee bronnen naast elkaar legt. Bij data-integratie ruimen we het op, en daarna blijft het opgeruimd.

De volgende tool sluit sneller aan: Lopen alle stromen eenmaal via één punt, dan kost een nieuw pakket aansluiten dagen in plaats van weken. Je hoeft niet meer met elk systeem apart te gaan koppelen.

Voor wie is dit

Aan data-integratie begin je meestal zodra je meer dan drie systemen hebt en niemand nog precies weet welk getal klopt. Herkenbaar?

• Je legt elke maand twee exports naast elkaar om er één overzicht van te maken
• Je klanten staan in je klantsysteem, in je webshop en in je nieuwsbriefprogramma, en overal net anders
• Je nieuwe tool praat niet met het pakket dat je vorig jaar hebt gekocht
• Je directie vraagt cijfers die je pas twee dagen later kunt geven
• Je hebt een schaduwadministratie in Excel die niemand meer durft weg te gooien

Wat je krijgt

• Een overzicht van je gegevensstromen: wat komt waarvandaan, hoe vaak, en wie heeft gelijk
• Per bron een koppeling, met een wachtrij die het opnieuw probeert als een systeem er even uit ligt
• Opschonen bij binnenkomst: dubbele klanten samengevoegd, adressen en datums in één vorm
• Eén centrale plek waar alles samenkomt, inclusief de geschiedenis van vorig jaar
• Een dashboard daarop, of een verbinding met het rapportagepakket dat je al gebruikt
• Een logboek en meldingen, zodat je merkt wanneer een stroom is stilgevallen

Hoe we het bouwen

Uitzoeken. We brengen in kaart welke gegevens in welk systeem staan, en welke vragen je ermee wilt beantwoorden. Die vragen bepalen wat er in de data-integratie hoort en wat je gerust met rust kunt laten.

Verbinden. Per bron bouwen we een koppeling met steeds dezelfde vier stappen: ophalen, controleren, opschonen, wegschrijven. Wat er niet doorheen komt, blijft zichtbaar in plaats van dat het stilletjes verdwijnt.

Bijstellen. De eerste weken komen er altijd gevallen boven die niemand had bedacht. Die verwerken we. Pas daarna zetten we de handmatige exports uit.

Wat kost data-integratie?

Eén bron aansluiten is een afgebakende klus, en de prijs hangt af van hoe makkelijk je bij dat systeem naar binnen komt. Een complete data-integratie met vier of vijf bronnen, opschonen en rapportage is een project van een andere orde.

De prijs hangt op de staat van je gegevens, niet op het aantal systemen. Twee schone bronnen koppelen is een week werk. Twee bronnen waarin dezelfde klant op zes manieren geschreven staat, kost een veelvoud. Dan bouw je namelijk ook de regels die bepalen wat bij elkaar hoort.

Daarna lopen de server en het beheer door. Dat hangt af van hoeveel gegevens er langskomen en hoe vaak je wilt verversen.

Waarom Mediavisie Web

We bouwen zelf en het draait op jouw eigen omgeving. Je zit dus niet vast aan een tussenpartij die per verstuurd bericht rekent en die duurder wordt naarmate het beter met je gaat. De code van je data-integratie is van jou, en je komt er altijd bij.

Koppelingen bouwen sinds 2008 betekent dat we de rommelige kant kennen. Velden die soms leeg zijn, datums in drie schrijfwijzen, een systeem dat om vier uur 's nachts even niets doet. Daar houden we rekening mee, in plaats van te hopen dat het netjes is.

En bij elke oplevering draaien er automatische tests die nalopen of alles nog klopt. Bij data-integratie is dat het verschil tussen een fout die je dezelfde dag ziet, en een overzicht dat een half jaar lang net iets verkeerd optelt.