Documentbeheer laten bouwen

Wat is documentbeheer?

Goed documentbeheer betekent zelden dat je overstapt op een groot pakket. Meestal bouwen we het in de omgeving waar je toch al werkt, je portaal of je webapplicatie. Dan staat een document naast het dossier waar het bij hoort, en niet in een aparte map ernaast.

Het verschil met een gedeelde schijf zit in drie dingen. Rechten per document. Versies met een geschiedenis, zodat je terug kunt naar gisteren. En zoeken op wat er in een bestand staat, in plaats van op hoe iemand het ooit genoemd heeft.

Wat goed documentbeheer je oplevert

Documentbeheer levert eerst tijd op en daarna rust. Dit valt na een paar maanden het meest op.

Vinden in seconden: Zoeken op inhoud, op klant, op datum of op soort, in plaats van mappen doorklikken. Iemand die nu een kwartier per dag zoekt, houdt dat kwartier over. Over een jaar is dat ruim een werkweek.

Eén geldige versie: Iedereen werkt in hetzelfde document. Oude versies blijven bewaard, maar staan niemand in de weg. Een verlopen prijslijst versturen wordt daarmee een stuk lastiger.

Rechten per document: Een salarisbrief hoort bij één persoon, een contract bij één klant. Je legt per soort of per dossier vast wie erbij mag, en in het logboek zie je wie er later heeft meegekeken.

Het bestand staat bij het dossier: Het contract bij de klant, de keuring bij de machine, het diploma bij de medewerker. Dat scheelt zoeken, en het scheelt vergeten: je ziet in één oogopslag wat er nog ontbreekt.

Voor wie is dit

Documentbeheer wordt urgent zodra bestanden zoekraken, of zodra iemand ze ziet die er niets mee te maken heeft. Herkenbaar?

• Je documenten staan in een mappenstructuur die alleen de bedenker begrijpt
• Je stuurt bestanden per mail en weet niet meer welke versie de klant heeft
• Je bent bij een keuring of controle een middag kwijt aan het zoeken van certificaten
• Je bewaart documenten met persoonsgegevens op een schijf waar iedereen bij kan
• Je raakt bestanden kwijt zodra een medewerker vertrekt en zijn mailbox dichtgaat

Wat je krijgt

• Uploaden vanuit je browser, met slepen, en met meerdere bestanden tegelijk
• Zoeken in de inhoud van pdf- en Word-bestanden, dus niet alleen in de naam
• Versies met geschiedenis: wie heeft wat wanneer vervangen, en de vorige is terug te halen
• Rechten per map, per soort of per dossier, gekoppeld aan functies in plaats van aan namen
• Bestanden achter een inlog, en niet achter een link die iemand kan raden
• Bewaartermijnen met een seintje, of automatisch opruimen zodra een termijn verloopt

Hoe we het bouwen

Ordenen. Eerst kijken we hoe je bestanden nu heten en waar ze staan. Zit er een indeling in die mensen echt gebruiken, dan nemen we die over. Een indeling die ooit op een vrijdagmiddag is bedacht, laten we los.

Bouwen. Daarna bouwen we het documentbeheer in de omgeving waar je werkt, met rechten, versies en zoeken op inhoud. Je bestaande bestanden verhuizen we in één ronde mee. Vooraf doen we een steekproef, zodat je weet wat je krijgt.

Overzetten. De oude schijf blijft daarna nog een tijd leesbaar, maar op slot voor nieuwe bestanden. Anders houd je twee plekken, en dan is er over een half jaar weer niets terug te vinden.

Wat kost documentbeheer?

Documentbeheer als onderdeel van een portaal of applicatie die je toch al laat bouwen, is het goedkoopste geval. Daar zit uploaden, rechten, versies en zoeken in. Een zelfstandige omgeving met goedkeuringen, stappen en bewaartermijnen is een project op zich.

De grootste onzekerheid is het overzetten van wat je nu hebt. Tienduizend nette bestanden verhuizen is een dag werk. Tienduizend bestanden waarvan de helft dubbel is en de namen niets zeggen, is een project op zich. Daarom doen we vooraf een steekproef van een stuk of honderd bestanden.

Daarnaast lopen de opslag, de back-up en het onderhoud door, afhankelijk van hoeveel je bewaart.

Waarom Mediavisie Web

We bouwen je documentbeheer zelf, en het draait op jouw eigen omgeving. Je bestanden zitten dus niet in een pakket dat per gebruiker per maand rekent en waar je ze later moeilijk uitkrijgt. De code is van jou en je documenten blijven van jou.

Bij elke oplevering doen we een toegankelijkheidscontrole. Hier is dat heel praktisch: uploaden en zoeken moeten ook werken voor iemand die alleen een toetsenbord gebruikt, of die de tekst laat voorlezen. Anders is het voor een deel van je mensen geen vooruitgang.

En we weten inmiddels waar het bij documentbeheer misgaat. Bestandsnamen met rare tekens. Scans van driehonderd megabyte. De map die oud heet en waar toch de geldige contracten in zitten. Daar houden we bij het overzetten rekening mee.