ERP-koppeling laten bouwen

Wat is een ERP-koppeling?

Wie een ERP-koppeling laat bouwen wil meestal één ding: één plek waar de waarheid staat. Voorraad, prijzen, klantgegevens en de status van een order houd je daar bij. Overal elders wordt het alleen getoond. Dat scheelt elke week discussie over welk getal nu klopt.

Heeft je pakket een API, een vaste manier waarop twee systemen gegevens uitwisselen, dan gebruiken we die. Is die er niet, dan werken we met een bestand dat er 's nachts uitrolt, of met een tussenstation waar gegevens even blijven staan. We spreken vooraf af hoe vers ze moeten zijn: per minuut, per kwartier of één keer per nacht.

Wat een ERP-koppeling je oplevert

Een ERP-koppeling is zelden het leukste project van het jaar. Wel het project waar je het snelst iets van merkt. Dit valt als eerste op.

Nog maar één keer intikken: Een order voer je één keer in, in plaats van in de webshop en daarna nog eens in je ERP. Bij vijftig orders per dag scheelt dat al snel een halve werkweek.

Voorraad die klopt: Je site laat zien wat er echt op de plank ligt, elke minuut ververst of elk kwartier, net wat jij nodig hebt. Dat scheelt nabestellingen en telefoontjes over een levering die er niet is.

Klantprijzen die ook online gelden: Staffelkortingen en contractafspraken komen uit je ERP en gelden ook op je site. Je zakelijke klanten hoeven niet meer te bellen om te horen wat zij betalen.

Je ziet het als er iets misgaat: Elk bericht dat heen en weer gaat, wordt vastgelegd. Wat niet aankomt, komt in een rijtje te staan dat je opnieuw kunt versturen. Je weet dus welke order is blijven hangen, in plaats van dat je het van de klant hoort.

Voor wie is dit

Een ERP-koppeling verdient zich terug zodra dezelfde gegevens op twee plekken worden bijgehouden. Herkenbaar?

• Je verkoopt online, maar de voorraad op je site loopt achter op de werkelijkheid
• Je zakelijke klanten bellen voor hun eigen prijzen, want die staan nergens online
• Je hebt iemand in dienst die vooral orders van het ene scherm naar het andere overtypt
• Je wilt een portaal voor je klanten, maar de gegevens ervoor zitten vast in je ERP
• Je huidige koppeling is gebouwd door iemand die er niet meer werkt, en niemand durft eraan te komen

Wat je krijgt

• Een koppeling die één kant op gaat of twee kanten op, met per gegeven vastgelegd welk systeem gelijk heeft
• Een wachtrij die het vanzelf opnieuw probeert, zodat een storing van tien minuten geen verloren order wordt
• Een logboek van elk bericht: wat er ging, wanneer, en of het is aangekomen
• Een melding bij een mens zodra iets structureel misgaat, en niet pas bij de maandafsluiting
• Bouwen en testen op een testomgeving, zodat we niet in je echte administratie zitten te proberen
• De afspraken op papier in gewoon Nederlands, ook leesbaar voor je eigen beheerder

Hoe we het bouwen

Vastleggen. Eerst schrijven we op welke gegevens heen moeten en welke terug, en wie er per gegeven de baas over is. Dat lijstje is saai en beslist het halve project. De meeste problemen bij een ERP-koppeling zijn afspraken die niemand had gemaakt.

Proefdraaien. We bouwen de koppeling op een testomgeving en laten hem een week meelopen met echte gegevens. Zo zie je de verschillen voordat ze in je administratie belanden.

Bewaken. Daarna gaat de koppeling aan, met bewaking erop. De eerste weken kijken we mee. De rare gevallen komen pas boven als het echte werk erdoorheen loopt.

Wat kost een ERP-koppeling?

Wat een ERP-koppeling kost hangt af van hoeveel verkeer er overheen moet. Eén kant op met een handvol gegevens zit aan de onderkant. Twee kanten op met orders, voorraad, prijzen en klanten zit aan de bovenkant.

De prijs wordt bepaald door je ERP, niet door je website. Een pakket met een nette, goed beschreven API kost weken minder werk dan een pakket waar we alleen 's nachts een bestand uit kunnen trekken. Vraag ook even na of je leverancier apart geld rekent voor die API, want dat komt er bovenop.

Daarna lopen onderhoud en bewaking door. Schrap die post niet. Een koppeling waar niemand naar kijkt, valt op een dag stil zonder dat iemand het merkt.

Waarom Mediavisie Web

Koppelingen bouwen sinds 2008 levert vooral kennis op van waar het misgaat. De klant die twee keer in het ERP staat. De order die 's nachts half doorkomt. Het artikelnummer dat ineens een letter bevat. Daar vragen we bij de start naar, niet in week zes.

We bouwen zelf en de code is van jou. Je zit niet vast aan een tussenpartij die per verstuurd bericht een bedrag rekent, en een volgend bureau kan het werk overnemen zonder opnieuw te beginnen.

Bij elke oplevering draaien er automatische tests, ook op de koppeling zelf. Een controle die kijkt of een order met een afwijkende korting nog goed in je ERP landt, kost eenmalig een uur. Die ene stille storing kost je meer.