Maatwerk ERP laten bouwen

Wat is een maatwerk ERP?

Standaardpakketten zijn prima, zolang je werkt zoals de rest. Zodra dat niet zo is, betaal je twee keer. Eerst voor onderdelen die niemand opent, daarna voor adviseurs die het pakket ombuigen naar iets wat het eigenlijk niet wil zijn.

Bij een bedrijf met een eigen manier van werken draait die rekensom om. Je betaalt eenmalig meer voor een maatwerk ERP en houdt daarna een systeem over dat meegroeit. Geen huur die elk jaar omhoog gaat, en geen wachttijd van een half jaar voor een extra veld.

Wat levert een maatwerk ERP je op?

Het verschil merk je bij de uitzonderingen, precies de dingen die jouw bedrijf anders doet dan de rest. Dit zijn de vier die het zwaarst wegen.

Je manier van werken blijft heel: Je hoeft je werkwijze niet te verbouwen omdat een scherm dat nu eenmaal zo wil. Dat scheelt maanden wennen. En het scheelt de spreadsheets waarin mensen anders om het systeem heen gaan werken, want die komen er.

Geen huur voor lege onderdelen: Je betaalt niet elke maand per medewerker voor knoppen die niemand aanraakt. Bij twintig mensen tikt dat aan, en het loopt door zolang je het pakket gebruikt.

Uitbreiden zonder wachtrij: Een extra veld of een nieuw overzicht is een kwestie van dagen. Geen verzoek dat op een lijstje bij je leverancier belandt. Jij bepaalt wat er voorgaat, want jij betaalt het.

Alles bij elkaar in een systeem: Orders, uren, voorraad en facturen zitten in dezelfde omgeving en praten met je boekhouding. Niemand hoeft nog cijfers van het ene scherm naar het andere over te typen.

Voor wie is dit

Een maatwerk ERP is niet altijd het juiste antwoord. In deze gevallen loopt een standaardpakket wel vast:

• Je hebt een pakket waar je met vier spreadsheets omheen werkt
• Je werk kent uitzonderingen die je leverancier niet wil of niet kan bouwen
• Je betaalt elke maand per medewerker voor onderdelen die niemand opent
• Je hebt drie systemen die elkaar niet kennen en een collega die ze aan elkaar knoopt
• Je wil groeien, en je huidige pakket rekent die groei af met een hogere prijs per gebruiker

Wat je krijgt

• De onderdelen die je nodig hebt, met jouw eigen woorden in de schermen
• Koppelingen met je boekhouding, je voorraad en je website
• Rollen en rechten die kloppen met wie bij jullie wat mag
• De overzichten waar jullie echt op sturen, en niet de standaardlijst van een pakket
• Een verhuizing van je bestaande gegevens, met de historie erbij
• Uitleg op papier en een testomgeving, zodat je nieuwe collega's kunt inwerken zonder ons erbij

Hoe we het bouwen

Eerst uittekenen hoe het echt gaat. We beginnen bij het werk zoals het loopt, inclusief de uitzonderingen die nergens staan opgeschreven. Daar zit meestal de reden waarom het standaardpakket niet paste, en dus ook de kern van je maatwerk ERP.

Het drukste deel eerst. Daarna bouwen we het onderdeel waar de meeste tijd in gaat zitten, vaak het verwerken van orders of het schrijven van uren. Dat gaat als eerste in gebruik, zodat je resultaat ziet voordat de rest af is.

De rest erbij, in jouw volgorde. Onderdeel voor onderdeel komt erbij, in de volgorde die jij aangeeft. Elke oplevering is iets wat je meteen kunt gebruiken. Geen grote overstap aan het eind waarbij het hele bedrijf zijn adem inhoudt.

Wat kost een maatwerk ERP?

Een maatwerk ERP begint bij een systeem dat één kernproces afdekt en aan je boekhouding hangt. Een compleet systeem met meerdere afdelingen, voorraad en facturatie is een traject van een andere orde.

De prijs zit in het aantal processen dat erin moet, en in het aantal uitzonderingen daarbinnen. Die handvol orders die altijd anders loopt, kost vaak een verrassend groot deel van het bouwwerk. Geen reden om ze weg te laten, wel om er vooraf goed naar te kijken.

Een prijs per gebruiker is er niet. Wel hosting, back-ups en onderhoud. Reken daarnaast op wat uitloop in het eerste jaar. De wensen die pas ontstaan als mensen ermee werken, zijn namelijk de beste.

Waarom Mediavisie Web

We bouwen in eigen huis, met een vast team in Deventer. Je praat met de mensen die je systeem ook echt schrijven, en niet met iemand die het doorgeeft aan een partij die je nooit te zien krijgt.

De broncode is van jou. Dat is hier belangrijker dan bij wat dan ook, want hier draait je hele bedrijf in. Je wil niet dat de toegang ertoe afhangt van de vraag of onze samenwerking bevalt.

We doen dit sinds 2008 en hebben genoeg koppelingen gebouwd met AFAS, Exact en de voorraad- en planningspakketten eromheen om te weten waar het gaat schuren. Bij elke oplevering draaien automatische tests, plus een controle of de schermen ook werken voor mensen die slecht zien of geen muis gebruiken.