Koppelingen

Een koppeling is een verbinding tussen twee systemen die elkaar anders niet kennen. Je website die de voorraad ophaalt uit je magazijnpakket. Een formulier waarvan de aanvraag meteen als klant in je CRM staat. Een order die vanzelf in je boekhouding belandt.

Het doel is altijd hetzelfde: gegevens één keer vastleggen in plaats van twee keer. Alles wat je op twee plekken bijhoudt gaat op een dag uit elkaar lopen. Dan is de vraag welke van de twee gelijk heeft, en dat weet meestal niemand.

Aan het overtypen. Iemand haalt elke week een bestand uit het ene systeem en zet het in het andere. Of erger: iemand kijkt op twee schermen tegelijk en tikt het over. Dat kost niet alleen tijd, het levert ook fouten op die je pas maanden later ontdekt, meestal via een klant.

Het tweede signaal is een vraag die je pas kunt beantwoorden nadat je een collega hebt gebeld die weer in een ander pakket moet kijken. Als het antwoord bestaat maar er drie mensen voor nodig zijn, ontbreekt er een verbinding.

• Twee systemen, één stroom gegevens. Dat is een API-koppeling. Een API is de vaste deur die een pakket openzet voor andere software: je vraagt iets op of je levert iets aan, in een taal die beide kanten begrijpen. Dit is verreweg het meest gevraagd.
• Je site haalt zijn inhoud ergens anders vandaan. Dan gaat het over headless en integraties. Headless betekent dat je content losstaat van hoe hij getoond wordt, zodat dezelfde tekst op je site, in je app en op een scherm in de showroom kan staan. Handig als je op meerdere plekken hetzelfde moet tonen, en overdreven als je één site hebt.
• Je wil weten of jouw pakket erbij staat. Kijk dan op alle koppelingen. Daar staat per pakket wat er mogelijk is, van boekhouding en CRM tot voorraad, verzending en betalen.

Twee termen lopen vaak door elkaar. Een koppeling met één administratiepakket noemen we een ERP-koppeling. Drie of meer bronnen samenbrengen tot één overzicht heet data-integratie. Weet je niet hoeveel bronnen je hebt? Tel de plekken waar iemand hetzelfde klantnummer intikt.

Een enkele koppeling tussen twee systemen is in twee tot zes weken klaar. Wat de prijs bepaalt is niet ons werk maar de andere kant. Een pakket met een nette, goed beschreven API is een middag werk. Een pakket dat alleen bestanden uitspuugt op een vaste map kost dagen.

Daarom zoeken we dat als eerste uit, voordat er een offerte ligt. Dan weet je waar je aan begint, en hoef je halverwege niet te horen dat het toch anders moet.