LMS-koppeling laten bouwen

Wat is een LMS-koppeling?

Zonder zo'n verbinding staat je leeromgeving op een eilandje. Iemand koopt een cursus op je site, en een collega meldt hem met de hand aan. Iemand slaagt, en het certificaat wordt overgetypt in een spreadsheet. Er komt een nieuwe medewerker bij een klant, en er gaan drie mailtjes heen en weer. Bij tien cursisten is dat te doen. Bij duizend heb je er iemand voor in dienst.

Met een LMS-koppeling gaan aanmeldingen, voortgang en certificaten vanzelf heen en weer. Je typt niets twee keer in. En wat het ene scherm laat zien, klopt met wat het andere systeem weet.

Wat je merkt van een LMS-koppeling

De winst van een LMS-koppeling landt vooral bij de mensen die nu de administratie doen. Vier dingen die meteen opvallen.

Aanmelden gaat vanzelf: Wie op je site een cursus koopt, of door zijn werkgever wordt opgegeven, kan een minuut later inloggen. Geen wachtrij bij je opleidingscoördinator. Ook niet op vrijdagmiddag om vier uur.

Eén wachtwoord in plaats van twee: Cursisten stappen vanuit je website zo door naar de leeromgeving, zonder opnieuw in te loggen. Dat scheelt je helpdesk precies die stapel wachtwoordvragen die er nu binnenkomt.

Resultaten belanden waar ze horen: Behaalde certificaten en de datum waarop ze verlopen gaan terug naar je klantenbestand, of naar het personeelssysteem van je opdrachtgever. Die ziet dan zelf wie er nog moet, in plaats van dat hij jou belt.

Facturen zonder overtypen: Een inschrijving komt als order binnen in je boekhouding, met het tarief dat je met die klant hebt afgesproken. Dan verkoop je cursussen echt online, in plaats van dat je alleen aanvragen verzamelt.

Voor wie is dit

Een LMS-koppeling wordt interessant zodra twee systemen hetzelfde bijhouden over dezelfde mensen. Bijvoorbeeld:

• Je meldt cursisten met de hand aan nadat ze op je site hebben afgerekend
• Je opdrachtgevers vragen om een overzicht dat jij elke keer zelf uit de leeromgeving plukt
• Je cursisten hebben een wachtwoord voor je site en nog een voor de leeromgeving
• Je typt behaalde certificaten over naar je klantenbestand of naar een spreadsheet
• Je wil cursussen in je webshop verkopen, maar je leeromgeving staat daar los van

Wat je krijgt

• Een LMS-koppeling die één kant op werkt of allebei de kanten op, net wat je nodig hebt
• Cursisten en hele groepen die vanzelf worden aangemeld en afgemeld
• Doorlopen vanaf je eigen site, zonder dat iemand een tweede keer moet inloggen
• Certificaten, cijfers en verloopdatums terug naar je klantenbestand of het personeelssysteem
• Ondersteuning voor SCORM en xAPI, de twee gangbare formaten waarin lesmateriaal wordt aangeleverd
• Een bericht aan een echt mens als er iets misgaat, plus een logboek van wat er verstuurd is

Hoe we het bouwen

Eerst kijken wat je pakket echt kan. Elk pakket heeft een API: een vaste manier waarop andere systemen erop aansluiten. In de handleiding ziet die er prachtig uit, in het echt valt hij soms tegen. Dat verschil bepaalt zomaar de helft van de doorlooptijd, dus we proberen het uit voordat we een prijs noemen.

Dan de belangrijkste stroom bouwen. Meestal is dat het aanmelden. Die ene LMS-koppeling zetten we live en laten we een paar weken draaien met echte cursisten. Blijft het rustig, dan gaan we door.

Daarna de rest erbij. Resultaten terug, doorlopen zonder tweede wachtwoord, facturatie. Stap voor stap, zodat je bij een storing meteen weet welk stukje het is.

Wat kost een LMS-koppeling?

Wat een LMS-koppeling kost hangt af van hoeveel er heen en weer moet. Eén stroom naar een leeromgeving die netjes is opgezet zit aan de onderkant. Twee richtingen, doorlopen zonder tweede wachtwoord en een personeelssysteem erbij zitten aan de bovenkant.

De prijs wordt bijna helemaal bepaald door het pakket aan de andere kant. Een leeromgeving met een fatsoenlijke handleiding en een testomgeving scheelt weken werk vergeleken met een pakket waar je met exportbestanden omheen moet klungelen.

Daarna loopt er onderhoud door. Dat is geen luxe. Leveranciers veranderen af en toe iets aan hun kant, en je wil dat wij dat merken voordat je cursisten het merken.

Waarom Mediavisie Web

We bouwen dit soort verbindingen sinds 2008 en we weten waar het gaat piepen. Bij een LMS-koppeling zijn dat er meestal drie: mensen die in twee systemen net anders heten, groepen die niet één op één passen, en verloopdatums die aan beide kanten anders worden uitgerekend.

We schrijven de koppeling zelf. Je bent dus niet afhankelijk van een standaardconnector, een kant-en-klare koppeling die net jouw ene veldje niet kent. De code is van jou, staat op je eigen plek, en een andere partij kan er zo mee verder.

En we bouwen zo dat je kunt zien wat er gebeurt. Elke uitwisseling wordt bijgehouden, een bericht dat niet aankomt wordt vanzelf opnieuw geprobeerd, en lukt het dan nog niet, dan krijgt iemand bericht. Een stille koppeling die twee weken niets doorgeeft, kost je meer dan een luidruchtige die af en toe klaagt. Hoe we systemen aan elkaar knopen, staat op API-koppeling.