Data management platform laten bouwen

Wat is een data management platform?

Vanuit die ene plek voed je de rest: je website, je app, je maandcijfers. Wijzigt een adres, een prijs of een productnaam, dan wijzigt hij overal mee. Dat scheelt overtypen. En het scheelt de vergadering waarin twee mensen twee lijstjes naast elkaar leggen en allebei gelijk hebben.

Wie nu een data management platform laat bouwen, denkt vaak al aan AI. Begrijpelijk. Alleen is zo'n slim systeem precies zo goed als de gegevens eronder. Voer je er een rommelig bestand in, dan krijg je rommelige antwoorden terug, alleen dan in nette zinnen. Eerst opruimen, dan het slimme deel.

Wat levert een data management platform op?

Een data management platform vervangt niets van wat je nu hebt draaien. Dit zijn de vier dingen die je het snelst merkt.

Een antwoord in plaats van drie: Nu geeft je boekhouding een ander aantal dan je webshop, en verdedigt iedereen zijn eigen lijst. Zodra een bron de baas is, is die discussie voorbij. Je maandcijfers maken duurt dan minuten en geen middag.

Een keer invoeren is genoeg: Een nieuwe klant of een nieuwe prijs typ je een keer in. De andere systemen krijgen het door. Niemand hoeft het nog op drie plekken na te lopen en er eentje te vergeten.

Je ziet de fout voor je klant hem ziet: Elke nacht worden de bronnen naast elkaar gelegd. Lopen ze uit elkaar, dan gaat er een seintje uit. Een voorraadstand die al drie dagen niet beweegt komt bij jou binnen, en niet bij je klantenservice.

Klaar voor AI en voor dashboards: Zodra je gegevens netjes staan en er per gegeven een eigenaar is, kun je er een dashboard of een AI-assistent op zetten. Dat is dan een klus van weken, en geen nieuw project met een nieuw budget.

Voor wie is dit

Een data management platform verdient zich terug zodra je gegevens op meer plekken staan dan een mens kan bijhouden. Komt dit bekend voor?

• Twee systemen geven twee verschillende aantallen en niemand weet welke klopt
• Een nieuwe klant of een nieuw product voer je op drie plekken apart in
• Je maandcijfers komen uit een spreadsheet die een collega in zijn eentje bijhoudt
• Je wil iets met AI, maar je gegevens staan in vier systemen en geen ervan is de baas
• Je gaat een systeem vervangen en wil je gegevens eerst veilig hebben

Wat je krijgt

• Een plek waar alle gegevens samenkomen, met per gegeven iemand die erover gaat
• Verbindingen heen en terug, naar de systemen waar je nu al in werkt
• Een controle die elke dag meldt wanneer twee bronnen uit elkaar lopen
• Toegang per rol, zodat niet iedereen alles hoeft te zien
• Per gegeven een geschiedenis: wie heeft wat wanneer veranderd
• Een plek op je eigen server of bij een Nederlandse hoster, met gegevens die van jou blijven

Hoe we het bouwen

Eerst kijken waar wat staat. We lopen langs alle systemen en schrijven op welk gegeven waar vandaan komt en welke bron voortaan de baas is. Dat gesprek duurt langer dan mensen verwachten, want per gegeven moet iemand een knoop doorhakken. Het levert ook het meeste op: een flink deel van de ellende blijkt een afspraak te zijn en geen techniek.

Stroom voor stroom aansluiten. Daarna sluiten we een gegevensstroom aan en tellen we na. Komen er evenveel klanten uit als er aan de andere kant in gingen, dan pas komt de volgende erbij. Gaat er later iets mis, dan weet je meteen waar je moet kijken.

De rest eraan hangen. Als de kern van je data management platform draait, koppelen we de afnemers aan: je website, je rapportage, je app. Vanaf dat moment kan er een systeem bij zonder dat iemand alles opnieuw moet uitvinden.

Wat kost een data management platform?

Een data management platform met twee bronnen, een afnemer en de controles erop is een project op zich. Komen er meer bronnen bij, of moeten gegevens ook terug naar het bronsysteem, dan loopt dat op.

De prijs hangt aan twee dingen: het aantal koppelingen, en de staat van je gegevens. Een systeem dat netjes gegevens afgeeft en waarin elke klant een eigen nummer heeft, scheelt weken ten opzichte van een export waarin dezelfde klant vier keer voorkomt. Dat laatste zien we vaker dan het eerste.

Daarna loopt er hosting en beheer door, afhankelijk van hoeveel er dagelijks doorheen gaat. Na een gesprek van een uur weet je waar je aan toe bent, en zo'n gesprek kost je niets. Even bellen mag altijd.

Waarom Mediavisie Web

We bouwen dit zelf, hier in Deventer, en niet bovenop een pakket waar je elk jaar huur voor betaalt. De broncode is van jou. Ga je over vier jaar met iemand anders verder, dan kan die er gewoon mee door.

We koppelen systemen sinds 2008. Daardoor kennen we de eigenaardigheden van pakketten als AFAS en Exact: welk veld niet levert wat de naam belooft, welke export er stilletjes mee ophoudt na een paar duizend regels. Zulke dingen weet je liever vooraf dan halverwege.

Bij elke oplevering draaien er automatische tests. Bij gegevens is dat geen luxe. Een foutje dat je vandaag niet ziet, staat volgende week in drie systemen en in een rapport waar iemand een besluit op neemt.