Data-management laten inrichten

Wat is data-management?

Goed data-management zie je aan kleine dingen. Een adreswijziging geef je één keer door, niet op vier plekken. Een medewerker die vertrekt, is met één handeling overal buiten. En vraagt iemand welke gegevens je van hem hebt, dan laat je dat dezelfde dag zien in plaats van drie mailboxen door te spitten.

Wij richten data-management in op de systemen die je al gebruikt. Je hoeft dus geen nieuw pakket te kopen dat alles overneemt. Wel kiezen we per soort gegeven één plek die de baas is, hangen we de rest daaraan, en zetten we de rechten zo neer dat ze kloppen met hoe je bedrijf echt werkt.

Wat je merkt van goed data-management

Aan data-management merk je niets zolang het goed gaat. Dit zijn de vier plekken waar je het wel merkt.

Gegevens die je kunt vertrouwen: Eén plek waar een klant, een product of een medewerker vandaan komt. De systemen eromheen nemen dat over. De discussie over welk bestand nu het laatste is, houdt daarmee op.

Rechten die kloppen: Wie wat mag zien, ligt vast per functie. Niet per persoon en niet per toeval. Iemand die weggaat, raakt zijn toegang kwijt met één handeling, in plaats van met een rondje langs zeven systemen.

Een inzageverzoek in een half uur: Je weet welke persoonsgegevens je waar bewaart, en hoe lang. Vraagt een klant om inzage of om verwijdering, dan is dat een half uur werk. Nu is dat een week zoeken en hopen dat je niets over het hoofd ziet.

Minder tijd kwijt aan zoeken: Zoeken naar de juiste versie van een lijst kost tijd die op geen enkele factuur staat. Kost dat iedereen een half uur tot een uur per week, dan ben je bij tien mensen een halve tot hele werkdag per week kwijt.

Voor wie is dit

Data-management wordt urgent zodra je gegevens sneller groeien dan de afspraken erover. Herkenbaar?

• Je weet niet precies in welke systemen de gegevens van je klanten staan
• Je hebt bestanden die definitief-v3-echt-definitief heten
• Je oud-medewerkers hebben misschien nog ergens toegang, maar niemand weet zeker waartoe
• Je gaat bij een verzoek om inzage met de hand door mailboxen en mappen
• Je lijstjes en exports leven op laptops in plaats van in een systeem

Wat je krijgt

• Een overzicht van je gegevens: welke soorten, in welk systeem, en hoe lang je ze bewaart
• Eén centrale plek voor de gegevens die de baas zijn, verbonden met de systemen eromheen
• Rollen en rechten, ingericht op functies in plaats van op namen van personen
• Een logboek: wie heeft wat wanneer bekeken of gewijzigd
• Automatisch opruimen, zodat wat te oud is verdwijnt of naamloos wordt gemaakt
• Een back-up die we een keer echt hebben teruggezet, want een ongeteste back-up is een aanname

Hoe we het bouwen

Uitzoeken. Goed data-management begint met kijken. We brengen in kaart welke gegevens je hebt, in welk systeem ze staan en wie erbij kan. Dat levert bijna altijd een paar verrassingen op, en het is de basis voor alles daarna.

Inrichten. Daarna kiezen we per soort gegeven één plek die leidend is, hangen we de rest daaraan, en zetten we rollen, rechten en bewaartermijnen aan. We beginnen bij klanten en personeel, want daar zit het meeste risico.

Bijhouden. Tot slot zorgen we dat je eigen mensen het kunnen bijhouden. Een scherm waarin je rollen aanpast, een lijst met gegevens die hun houdbaarheidsdatum naderen, en uitleg in gewoon Nederlands.

Wat kost data-management?

Uitzoeken hoe je ervoor staat, met een concreet plan erbij, is een afgebakende klus. Daar heb je ook iets aan als je verder niets laat bouwen. Je weet dan waar je gegevens staan en welke drie dingen als eerste moeten.

Het inrichten zelf is een project: één centrale plek, koppelingen met drie of vier systemen, rechten per functie en automatisch opruimen. Het aantal systemen bepaalt de prijs minder dan de staat waarin je gegevens verkeren.

Daarnaast lopen de server, de back-up en het beheer door. Data-management is geen project met een einddatum. Er komen systemen bij, en afspraken verlopen.

Waarom Mediavisie Web

We bouwen op techniek die vrij te gebruiken is, op jouw eigen omgeving. Je gegevens zitten dus niet vast in een pakket waarvan de licentie volgend jaar zomaar verdubbelt. Je krijgt de code, en je komt overal bij je eigen gegevens.

Bij elke oplevering draaien er automatische controles. Bij data-management zijn de controles op rechten het belangrijkst. Die kijken of iemand die niets mag zien, ook echt niets ziet. Ook nadat er weer een nieuwe functie is bijgekomen.

En we koppelen sinds 2008 aan de systemen waar je gegevens in zitten. Dat scheelt hier de meeste tijd. Het werk zit zelden in die ene centrale plek, en bijna altijd in alles wat eromheen hangt.