Portalen

Een portaal is het deel van je site waar je eerst voor moet inloggen. Wie binnen is ziet alleen zijn eigen gegevens: zijn facturen, zijn bestellingen, zijn dossier. Iemand anders die op precies hetzelfde adres inlogt, ziet iets heel anders.

Het idee erachter is simpel. Bijna alles wat mensen je vragen staat al ergens in een systeem. Ze kunnen er alleen niet bij, dus bellen ze. Een portaal zet die deur open, met een slot erop.

De winst zit niet in de techniek maar in de telefoon die niet gaat. Waar blijft mijn order, wat is mijn prijs, heb ik die factuur nu wel of niet betaald: daar is iemand van jou tien minuten mee bezig en een portaal nul. Bij vijf van die telefoontjes per dag reken je dat zelf snel uit.

Het tweede voordeel is dat het buiten kantooruren doorloopt. Wie ’s avonds iets wil indienen of nakijken hoeft niet te wachten tot maandagochtend, en jij hoeft er niets voor te doen.

De naam van een portaal zegt niets over de techniek eronder en alles over wie er binnenkomt en wat hij mag. Kies dus op de gebruiker en niet op het woord.

• Klantportaal: voor de partij die bij jou koopt of een dienst afneemt. Die kijkt vooral: facturen, de status van een opdracht, zijn gegevens bijwerken. Veel accounts die elk weinig doen.
• Dealerportaal: voor de partij die jouw product doorverkoopt. Hier draait het om eigen prijsafspraken, voorraad, herhaalbestellingen en garantie. Weinig accounts die veel doen, en elke dealer ziet andere prijzen dan zijn buurman.
• Leveranciersportaal: voor de partij die aan jou levert. Die stuurt gegevens jouw kant op: orderbevestigingen, pakbonnen, facturen, certificaten. De stroom loopt dus precies andersom dan bij een dealerportaal.
• Werknemersportaal: voor je eigen mensen. Verlof, uren, loonstroken, handboeken, een ziekmelding doorgeven. Hier telt vooral wie welke gegevens van wie mag zien.
• Ledenportaal: voor een vereniging of branchevereniging. Contributie, aanmelden voor bijeenkomsten, een ledenlijst en documenten die alleen voor leden bedoeld zijn.
• AFAS-portaal: geen aparte soort, maar een keuze in de motor eronder. Staan je gegevens in AFAS Profit, dan haalt het portaal ze daar rechtstreeks vandaan en schrijft het resultaat er ook weer in terug.

De kortste manier om te kiezen zit in het woord zelf. Een klant koopt van je, een dealer verkoopt voor je, een leverancier levert aan je. Een medewerker werkt voor je, een lid hoort bij je. Twijfel je tussen een klantportaal en een dealerportaal, kijk dan naar de prijs. Ziet iedereen dezelfde prijs, dan is het een klantportaal. Heeft elke partij zijn eigen afspraak, dan is het een dealerportaal.

Een portaal dat laat zien wat er al in een systeem staat kan in zes tot tien weken live. Zodra gebruikers er ook gegevens in wijzigen loopt dat op, want dan komt er controle, foutafhandeling en een logboek bij. Terugschrijven is nu eenmaal duurder dan tonen.