AFAS-portaal laten bouwen

Wat is een AFAS-portaal?

AFAS heeft daar zelf al iets voor: InSite en OutSite. Voor veel bedrijven is dat prima. Je laat een AFAS-portaal bouwen zodra je meer wil: je eigen huisstijl, een aanvraag die anders loopt dan de standaardweg, of gegevens uit AFAS naast die uit een ander programma op hetzelfde scherm.

AFAS heeft daarvoor twee soorten connectors, de koppelpunten van AFAS zelf. Uit de ene komen gegevens, in de andere zet je iets terug. Wat iemand in het portaal invult, staat dus meteen in je administratie. Niet in een lijstje dat maandag door een collega wordt overgetypt.

Wat een AFAS-portaal je oplevert

De gegevens staan er al. Een portaal maakt ze bruikbaar voor de mensen buiten je kantoor, zonder dat je iedereen in AFAS hoeft te zetten. Dit zijn de vier voordelen die het eerst genoemd worden.

Je typt niets meer over: Alles wat iemand in het portaal doet, gaat rechtstreeks naar AFAS. Je klant ziet dezelfde gegevens als de collega die in AFAS werkt. Twee lijstjes die uit elkaar groeien, heb je niet meer.

Jij bepaalt hoe het scherm eruitziet: InSite en OutSite doen keurig hun werk, maar je zit vast aan hun schermen en hun volgorde. In een eigen portaal kies jij de stappen, de woorden en de velden. Wat afleidt, laat je weg.

Minder mensen in AFAS zelf: Wie alleen iets wil bekijken of indienen, hoeft niet in AFAS te werken. Dat doet hij in het portaal, met de rechten die bij zijn rol horen. Scheelt uitleg, en het houdt je AFAS-omgeving overzichtelijk.

Alles op een scherm, ook uit andere programma's: AFAS is zelden je enige programma. Een AFAS-portaal zet gegevens uit AFAS naast die uit je webshop, je planning of je documenten. Je gebruiker hoeft niet op drie plekken te kijken.

Voor wie is dit

Een AFAS-portaal wordt interessant zodra het antwoord al in AFAS staat, maar de mensen die het nodig hebben er niet bij kunnen. Herkenbaar?

• Je klanten bellen over een factuur die gewoon in AFAS staat
• Je werkt met InSite of OutSite en loopt vast op schermen die je niet kunt aanpassen
• Je medewerkers mailen hun uren of hun verlofaanvraag, en iemand tikt dat over
• Je hebt gegevens uit AFAS en uit een ander programma nodig op hetzelfde scherm
• Je wil dat een externe partij iets indient, zonder ze in AFAS te laten

Wat je krijgt

• Een verbinding met AFAS die gegevens ophaalt en er ook weer iets in terugzet
• Inloggen per persoon, met een vergeten-wachtwoordknop en een extra controlestap waar jij die wil
• Rollen en rechten die aansluiten op hoe je klanten en medewerkers in AFAS staan
• Schermen in je eigen huisstijl, op een telefoon net zo bruikbaar als op een laptop
• Een logboek van elk berichtje naar AFAS, zodat je bij een verschil ziet waar het misging
• Een testomgeving die praat met de testomgeving van AFAS, zodat de bouw je echte administratie niet raakt

Hoe we het bouwen

Eerst kijken wat er in AFAS zit. Welke gegevens zijn er, wat staat al klaar en wat moet er nog bij. Vaak zit de helft van het werk aan de AFAS-kant. Dat weet je voordat er een scherm getekend is.

Dan de verbinding leggen. Die bouwen en testen we op een testomgeving van je administratie. Eerst alleen ophalen, daarna pas terugzetten. Een scherm dat nog niet klopt is vervelend. Iets verkeerds in je administratie zetten is erger.

Daarna pas de schermen. We beginnen met de drie dingen die het vaakst gevraagd worden, en breiden uit op wat mensen echt gebruiken. Zo betaal je niet voor knoppen waar niemand op drukt.

Wat kost een AFAS-portaal?

Wat een AFAS-portaal kost hangt af van drie dingen: hoeveel gegevens je ophaalt, of je ook terugschrijft, en hoe netjes het in AFAS staat. Inloggen met een handvol schermen is een ander verhaal dan een portaal dat ook gegevens terugzet.

Terugschrijven kost meer dan alleen tonen. Een portaal dat laat zien wat er in AFAS staat, kan binnen zes tot tien weken live. Zodra mensen er ook dingen in wijzigen, komt er controlewerk bij: wat als iemand een verkeerd bedrag invult, of AFAS even niet reageert. Dat telt op.

Daarna loopt er hosting en onderhoud door, afhankelijk van het aantal gebruikers en je eisen aan beveiliging. Na een gesprek van een uur weet je waar je aan toe bent, en dat gesprek kost je niets. Plan er gerust een in.

Waarom Mediavisie Web

We knopen sinds 2008 websites aan programma's als AFAS. Dat merk je aan wat we vooraf vragen. De lastige vragen over rechten, gegevens en testomgevingen stellen we in het eerste gesprek, niet halverwege de bouw.

We bouwen alles zelf. Geen kant-en-klare uitbreiding die volgend jaar kan stoppen. De code is van jou, ook als je later met een ander verdergaat, en je koppeling met AFAS gaat gewoon mee.

Voor elke oplevering draaien er automatische tests die nalopen of er niets stuk is gegaan. Wij kijken of het ook werkt voor mensen die slecht zien of geen muis gebruiken. Bij een AFAS-portaal dat in je administratie schrijft, wil je zeker weten dat de aanpassing van vandaag niets van vorige maand sloopt.