Klantportaal laten bouwen

Wat is een klantportaal?

Wie een klantportaal laat ontwikkelen, investeert in de relatie met zijn klanten. Alles wat nu per mail of telefoon gaat, kan een klant voortaan zelf regelen op het moment dat het hem uitkomt. Bij zakelijke klanten met meerdere contactpersonen wordt dat verschil het snelst zichtbaar: iedereen ziet precies wat hij mag zien, en niets van een ander.

De informatie komt rechtstreeks uit de systemen die je al gebruikt. Je hoeft dus niets dubbel bij te houden, en wat de klant ziet klopt met wat er in je administratie staat.

De voordelen van een klantportaal laten bouwen

Een klantportaal laten maken levert op twee plekken tegelijk iets op: je klanten worden sneller geholpen en je eigen mensen houden tijd over. Dit zijn de vier voordelen die onze klanten als eerste noemen.

Minder handmatig klantcontact: De vragen die nu dagelijks binnenkomen over de stand van een order of een openstaande factuur, beantwoordt het portaal zelf. Je klantenservice houdt tijd over voor de gesprekken die er wél toe doen.

Informatie altijd beschikbaar: Je klant kijkt op zaterdagavond of op vakantie, zonder dat er iemand van jou aan de telefoon hoeft. Documenten en facturen blijven vindbaar, ook een jaar later, in plaats van dat ze opnieuw opgevraagd worden.

Klanten sneller helpen: Aanvragen komen binnen met de gegevens die je nodig hebt, in plaats van als een mail waar je op moet terugvragen. Dat scheelt een ronde heen en weer bij elke aanvraag.

Koppeling met je eigen systemen: Het portaal haalt zijn gegevens uit je ERP, CRM of administratie en schrijft terug waar dat kan. Eén bron, geen dubbele invoer, en geen verschil meer tussen wat de klant ziet en wat jij ziet.

Voor wie is dit

Een klantportaal verdient zichzelf terug zodra klanten steeds hetzelfde vragen en het antwoord al ergens in een systeem staat. Herkenbaar?

• Je klantenservice krijgt dagelijks vragen over de stand van een order, een aanvraag of een reparatie
• Facturen en documenten gaan per mail, en klanten vragen ze een half jaar later opnieuw op
• Klanten willen zelf iets kunnen wijzigen, en nu moet daar iemand van jou tussen
• Je hebt zakelijke klanten met meerdere contactpersonen die elk iets anders mogen zien
• Informatie zit verspreid over mailboxen, ook van medewerkers die inmiddels vertrokken zijn

Wat je krijgt

• Inloggen per klant, met wachtwoordherstel dat niemand hoeft te helpen en tweestapsverificatie waar je die wil
• Rollen en rechten, zodat een medewerker van een klant niet automatisch alles van die klant ziet
• Een koppeling met je ERP, CRM of administratie, in één of twee richtingen
• Documenten die veilig staan en niet via een raadbare link te bereiken zijn
• Een logboek van wie wat wanneer heeft ingezien of gewijzigd
• Een portaal dat op een telefoon net zo werkt als op een laptop

Hoe we het bouwen

Analyseren. We beginnen bij de vragen die nu binnenkomen. Welke vijf dingen worden het vaakst opgevraagd, door wie, en waar staat het antwoord. Dat is de eerste versie van je klantportaal, en meer niet. Portalen die met dertig functies live gaan, worden voor drie gebruikt.

Koppelen. Daarna verbinden we het portaal met je bestaande systemen. Daar zit meestal het echte werk: de gegevens staan er wel, maar niet in een vorm die je zomaar aan een klant kunt tonen.

Bouwen en uitbreiden. Pas als de gegevens kloppen, bouwen we de schermen. Daarna breiden we uit op basis van wat er daadwerkelijk gebruikt wordt, en dat meten we voor je.

Wat kost een klantportaal?

Wat een eerste versie met inloggen, één koppeling en drie schermen kost, wordt vooral bepaald door het systeem waar het portaal uit put: een moderne API scheelt weken ten opzichte van een database waar je omheen moet werken.

Daarnaast loopt er hosting en onderhoud door, afhankelijk van het aantal gebruikers en wat er aan beveiliging nodig is.

Na één gesprek van een uur kunnen we die bandbreedte flink smaller maken. Dat gesprek kost je niets.

Waarom Mediavisie Web

Wij bouwen portalen zelf, in eigen beheer, en zijn dus niet afhankelijk van een plugin die volgend jaar stopt of van een leverancier die drie weken doet over een extra veld. De broncode is van jou, ook als je later met een andere partij verdergaat.

We werken sinds 2008 aan koppelingen met systemen als AFAS, Exact en de recruitment- en voorraadpakketten die daaromheen hangen. Dat betekent dat we van tevoren weten waar het bij jouw pakket gaat schuren, in plaats van dat we daar tijdens het project achter komen.

En we leveren op met automatische tests en een toegankelijkheidscontrole bij elke oplevering. Niet omdat het moet, maar omdat een portaal waar een deel van je klanten niet in kan geen portaal is.