Ledenportaal laten bouwen

Wat is een ledenportaal?

Voor een vereniging of beroepsorganisatie zit de winst bij het secretariaat. Adreswijzigingen, machtigingen en aanmeldingen komen nu per mail binnen en worden met de hand verwerkt. In een ledenportaal doet het lid dat zelf, en staat het meteen goed in je ledenadministratie.

Wat iemand te zien krijgt, hangt af van zijn lidmaatschap. Een gewoon lid, een erelid, een bedrijfslid met vijf medewerkers en een oud-lid: allemaal een ander scherm. Zonder dat jij dat per persoon hoeft in te stellen.

Wat een ledenportaal je oplevert

Een ledenportaal levert je twee dingen op. Leden die zichzelf kunnen helpen, en een ledenbestand dat klopt. Dit zijn de vier voordelen die het snelst opvallen.

Adressen die eindelijk kloppen: Leden werken hun eigen gegevens bij, want ze willen zelf dat de post aankomt. Je secretariaat typt geen wijzigingen meer over. De jaarlijkse belronde om adressen te controleren kun je overslaan.

Contributie sneller binnen: Het lid ziet wat er openstaat, wanneer je afschrijft en welke facturen al betaald zijn. Toestemming voor automatisch afschrijven regelt hij online. Een herinnering verwijst naar een scherm in plaats van naar een bijlage die niemand opent.

Aanmelden zonder mailverkeer: Aanmeldingen voor bijeenkomsten, cursussen en de jaarvergadering lopen via het portaal, met een deelnemerslijst die je zo kunt gebruiken. Afmelden doet het lid zelf, tot de datum die jij instelt.

Ledenstukken echt achter slot: Statuten, notulen, vakinformatie en het ledenregister staan achter een inlog. Niet achter een link die je kunt raden of even doorstuurt. Wie geen lid meer is, kan er niet meer bij vanaf de dag dat het lidmaatschap stopt.

Voor wie is dit

Een ledenportaal is de moeite waard zodra je secretariaat meer tijd kwijt is aan bijhouden dan aan het werk waarvoor de vereniging bestaat. Herkenbaar?

• Je secretariaat verwerkt adreswijzigingen en opzeggingen met de hand
• Je stuurt de facturen voor de contributie per mail en houdt betalingen bij in een apart bestand
• Je aanmeldingen komen binnen in een mailbox die niemand echt beheert
• Je hebt stukken die alleen voor leden zijn, maar geen goede plek om ze af te schermen
• Je bedrijfsleden hebben meerdere contactpersonen die elk een eigen inlog nodig hebben

Wat je krijgt

• Inloggen per lid, met een vergeten-wachtwoordknop waar het secretariaat niet aan te pas komt
• Een eigen profiel waarin het lid zijn adres, mailadres en voorkeuren bijwerkt, en dat komt terug in je ledenadministratie
• Inzicht in de contributie: wat staat open, wat is betaald, en online betalen of toestemming geven
• Aanmelden voor bijeenkomsten, met wachtlijst, afmeldtermijn en een deelnemerslijst voor de organisatie
• Een besloten deel voor documenten, per soort lidmaatschap of per commissie
• Een beheerscherm voor het secretariaat, zodat je zonder ons een lid kunt blokkeren of een document kunt vervangen

Hoe we het bouwen

Beginnen bij het handwerk. We kijken eerst wat je secretariaat het vaakst doet. Meestal zijn dat vier of vijf handelingen, en die vormen de eerste versie van je ledenportaal. Wat een keer per jaar voorkomt, doe je nog even met de hand.

Verbinden met je ledenadministratie. Zo blijft er een plek waar de waarheid staat. Wat het lid wijzigt komt daar terecht, en niet in een tweede lijst die na een half jaar iets anders beweert.

Eerst een klein groepje. We zetten het portaal open voor het bestuur en een paar meedenkende leden. Wat zij tegenkomen, lossen we op. Pas daarna nodig je alle leden uit, in een mail met een knop.

Wat kost een ledenportaal?

Wat een ledenportaal met inloggen, een eigen profiel, inzicht in de contributie en aanmeldingen kost, hangt vooral af van je ledenadministratie. Een modern pakket dat makkelijk gegevens uitwisselt scheelt weken werk ten opzichte van een systeem waar je omheen moet werken.

Betalen en automatisch afschrijven in het portaal is een apart blok werk, plus wat je betaaldienst per transactie rekent.

Daarna loopt er hosting en onderhoud door, afhankelijk van het aantal leden en wat er aan beveiliging nodig is. In een gesprek van een uur weet je waar je aan toe bent, en zo'n gesprek kost je niets.

Waarom Mediavisie Web

We bouwen zelf. Voor een vereniging telt dat dubbel. Je zit niet vast aan een pakket dat per lid gaat rekenen zodra je groeit, en je kunt volgend jaar iets aanpassen zonder te wachten op de planning van een leverancier.

De code is van jou. Ga je later met een andere partij verder, dan gaat je ledenportaal gewoon mee, inclusief de verbinding met je administratie.

Voor elke oplevering controleren automatische tests of alles nog werkt. Wij kijken of het portaal ook te gebruiken is met een grote letter of zonder muis. In een vereniging lopen de leeftijden flink uiteen, en een portaal waar een deel van je leden niet in komt, kost je meer telefoontjes dan het oplevert.