Leveranciersportaal laten bouwen

Wat is een leveranciersportaal?

Wie een leveranciersportaal laat bouwen, haalt het achteraanbellen weg bij inkoop. In plaats van een mailwisseling per bestelling zie je in een overzicht wat bevestigd is, wat te laat dreigt te worden en bij wie er nog iets ontbreekt.

De bestellingen komen uit het systeem waarin je ze al zet, en de bevestigingen gaan daar weer in terug. Je administratie blijft de plek waar de waarheid staat. Niemand hoeft nog een leverdatum uit een mail over te tikken in net het verkeerde veld.

Wat een leveranciersportaal je oplevert

Een leveranciersportaal legt het invulwerk daar neer waar de informatie zit: bij de leverancier zelf. Dit zijn de vier voordelen waar inkoop en administratie het eerst iets van merken.

Bevestigingen zwart op wit: De leverancier bevestigt aantal, prijs en leverdatum in het portaal, of geeft aan wat er anders wordt. Jij ziet per bestelling hoe het ervoor staat, en hoeft niet in een mailbox te zoeken wie wat had toegezegd.

Facturen die meteen kloppen: Een factuur die via het portaal binnenkomt, hangt al aan de juiste bestelling en bevat de gegevens die je boekhouding nodig heeft. Dat scheelt de correctieronde die nu bij bijna elke afwijkende factuur hoort.

Papieren die niet stiekem verlopen: Keurmerken, verzekeringspapieren en verklaringen krijgen een houdbaarheidsdatum. Het portaal tikt de leverancier zelf op de schouder voordat zo'n papier verloopt, in plaats van dat jij het merkt tijdens een controle.

Een nieuwe leverancier snel aan de slag: Een nieuwe leverancier vult zijn eigen gegevens in: KvK-nummer, btw-nummer, contactpersonen en de papieren die jij vraagt. Jij kijkt het na en keurt goed, in plaats van alles uit te vragen en over te typen.

Voor wie is dit

Een leveranciersportaal wordt interessant zodra je inkoop meer tijd besteedt aan navragen dan aan inkopen. Herkenbaar?

• Je inkoop belt en mailt achter bevestigingen aan die er nog steeds niet zijn
• Je ontdekt pas als de factuur binnenkomt dat de prijs of het aantal anders was
• Je bewaart keurmerken en verzekeringspapieren in mappen die niemand bijhoudt
• Je bent een week bezig met formulieren heen en weer voordat een nieuwe leverancier kan leveren
• Je wil per leverancier zien hoe vaak er op tijd geleverd is, maar die cijfers staan nergens bij elkaar

Wat je krijgt

• Inloggen per leverancier, met meerdere mensen per bedrijf en per rol andere rechten
• Een overzicht van openstaande bestellingen, waarin ze bevestigen of een nieuwe leverdatum doorgeven
• Uploaden van pakbonnen, facturen en keurmerken, met controle op het bestandstype en op wat verplicht is
• Bewaking van houdbaarheidsdata, met een automatische herinnering naar de leverancier zelf
• Een aanmeldscherm voor nieuwe leveranciers, met een goedkeuringsstap aan jouw kant
• Een verbinding met je inkoopsysteem, zodat bestellingen en bevestigingen op een plek staan

Hoe we het bouwen

Eerst kijken waar de tijd heen gaat. Meestal zit het in twee dingen: bevestigingen najagen en papieren opvragen. Die twee worden de eerste versie van je leveranciersportaal. De rest bewaren we voor later.

Verbinden met je inkoopsysteem. Eerst alleen ophalen, daarna pas terugschrijven. Een bevestiging die verkeerd in je administratie landt, is lastiger recht te zetten dan een scherm dat nog niet klopt.

Beginnen bij tien leveranciers. Je pakt de partijen waar je veel mee doet. Wat daar bovenkomt, lossen we op voordat de rest overgaat. Daarna nodig je groepje voor groepje uit, met een uitleg van een A4.

Wat kost een leveranciersportaal?

Wat een leveranciersportaal met inloggen, bevestigingen, uploads en een verbinding met je inkoopsysteem kost, hangt vooral af van hoeveel stappen je wil vastleggen en van de staat van je inkoopsysteem.

Alleen bestellingen tonen en laten bevestigen blijft daar ruim onder. Komen daar facturen bij, plus bewaking van papieren en een goedkeuringsronde voor nieuwe leveranciers, dan loop je naar de bovenkant van die bandbreedte.

Daarna loopt er hosting en onderhoud door, afhankelijk van het aantal leveranciers en je eisen aan beveiliging. Een gesprek van een uur is genoeg om te weten waar je aan toe bent, en dat kost je niets.

Waarom Mediavisie Web

We bouwen zelf. Je bent dus niet afhankelijk van een pakket dat per leverancier meer gaat rekenen zodra je groeit. De code is van jou, ook als je later met een andere partij verdergaat.

Systemen aan elkaar knopen doen we sinds 2008. We weten waar het bij bestellingen gaat wringen: halve leveringen, prijzen die veranderen, en regels die na de bevestiging alsnog anders worden. Die vragen stellen we in het eerste gesprek.

Voor elke oplevering lopen automatische tests alles na, en wij controleren of het portaal ook werkt zonder muis en met een grote letter. Je leveranciers kies je niet uit op hun computer, dus het moet het ook doen op die ene oude laptop bij de balie.