Werknemersportaal laten bouwen

Wat is een werknemersportaal?

Vaak heet dit een intranet. De naam maakt niet uit; het gaat erom dat niemand meer hoeft te vragen waar iets staat, en dat het antwoord voor iedereen hetzelfde is.

Wat er te zien is, hangt af van wie er inlogt. Een monteur ziet zijn rooster en zijn werkinstructies, een teamleider ziet die van zijn hele ploeg, en HR ziet wat HR moet zien.

De voordelen van een werknemersportaal

Een werknemersportaal laten ontwikkelen kost tijd van jouw organisatie en levert die daarna dubbel terug. Dit merken onze klanten het eerst.

Minder vragen aan HR en planning: Verlofsaldo, rooster, loonstrook en het aanvraagformulier staan er allemaal. De vragen die nu per mail binnenkomen, beantwoordt het portaal zelf.

Nieuwe collega's draaien sneller mee: Alles wat iemand in zijn eerste weken nodig heeft staat op één plek, doorzoekbaar. Niemand hoeft meer te storen om te vragen waar het handboek staat.

Eén versie van de waarheid: Procedures en formulieren staan op één plek met één versie. Geen bestand meer dat via de mail rondgaat en waarvan drie mensen een andere kopie hebben.

Bereikbaar vanaf de werkvloer: Het portaal werkt op een telefoon, dus ook voor mensen die niet achter een bureau zitten. Dat is precies de groep die nu het minst bereikt wordt.

Voor wie is dit

Een werknemersportaal loont zodra je meer mensen hebt dan je in één ruimte kunt toespreken:

• Roosters en verlofaanvragen gaan nu per mail of via een groepsapp
• Je documenten staan in mappen waar niet iedereen bij kan of ze kan vinden
• Een deel van je mensen zit niet achter een bureau en wordt slecht bereikt
• Nieuwe collega's stellen elke keer dezelfde vragen in hun eerste weken
• Je hebt een HR-systeem waar medewerkers zelf niet in kunnen

Wat je krijgt

• Inloggen via het account dat mensen al hebben, waar dat kan
• Rollen per afdeling of functie, zodat niet iedereen alles ziet
• Een koppeling met je HR- of planningssysteem
• Zoeken dat werkt, ook als iemand niet weet hoe het document heet
• Een plek voor mededelingen die niet in een mail hoeven
• Werkt op een telefoon, ook op een bouwplaats met matig bereik

Hoe we het bouwen

Inventariseren. Waar staat de informatie nu en wie houdt hem bij. Dat tweede is belangrijker dan het eerste: zonder eigenaar veroudert een intranet binnen een half jaar en gebruikt niemand het meer.

Beginnen bij de handelingen. Verlof aanvragen, rooster inzien, een formulier invullen. Die drie eerst, want daar zit het dagelijkse gebruik.

Uitbreiden op gebruik. Wat er daarna bij komt, bepalen we op basis van wat mensen daadwerkelijk openen, niet op basis van wat er in de eerste vergadering is bedacht.

Wat kost een werknemersportaal?

Een werknemersportaal met inloggen, documenten en één koppeling is het basisgeval. Komt daar een verlofstroom met fiattering bij, dan loopt het op.

De koppeling met je HR-systeem bepaalt een groot deel van de prijs. Sommige pakketten hebben een goede API, andere vragen om een omweg via exports.

Daarnaast lopen hosting en onderhoud door.

Waarom Mediavisie Web

We bouwen het portaal op je eigen omgeving, niet op een platform van een ander. Je personeelsgegevens blijven waar ze horen en je zit niet vast aan een licentie per medewerker.

Toegankelijkheid zit er standaard in en wordt bij elke oplevering geautomatiseerd getest. Bij een portaal voor je eigen mensen is dat geen luxe: iedereen moet erin kunnen, ook wie een schermlezer of alleen een toetsenbord gebruikt.

En we bouwen klein en breiden uit. Dat is goedkoper en het geeft je de kans om te stoppen als blijkt dat iets niet gebruikt wordt.